Diagnosticando o amadurecimento de suas compras de consultoria de forma simples (2022)

maio 12, 2022

O nível de maturidade da aquisição reflete o quão bem uma empresa ou um sistema dentro de uma empresa está fazendo, bem como seu potencial para melhorar ao longo do tempo. Como consultor, você pode lidar com empresas com várias divisões em diferentes estágios de desenvolvimento.

Muitos clientes têm dificuldade em articular exatamente o que está errado e o que eles querem que seja feito. Eles freqüentemente discutem sintomas ao invés de problemas fundamentais, tais como vendas estáveis, margens em declínio ou aumento de recebíveis. Como resultado, o consultor geralmente carrega o fardo da responsabilidade de definição do escopo do projeto.

As Organizações de Consultoria em Compras devem se esforçar para atingir um alto grau de maturidade, onde a equipe utiliza as melhores técnicas da categoria e resulta em vantagens consideráveis de eficiência para o grupo de Compras e para a empresa como um todo. Entretanto, antes que uma organização possa traçar seu rumo até a grandeza, ela deve primeiro avaliar sua posição atual na grade de maturidade da Consulting Procurement.

Entender onde você começou sua Jornada de Consultoria em Compras é quase tão crítico quanto descobrir para onde você quer ir.

Grade de Maturidade

O que é uma grade de maturidade de capacidades?

Uma grade de maturidade, também conhecida como modelo de maturidade, é uma ferramenta usada para medir o progresso de uma organização em direção a um objetivo.

A coluna da esquerda da grade, que é uma matriz com linhas e colunas, geralmente inclui os critérios que serão examinados. As colunas na linha correspondente de cada coluna definem, em poucas palavras, o comportamento habitual de uma organização em cada fase de desenvolvimento. Um modelo de maturidade normalmente inclui 10 ou menos linhas, com a primeira linha indicando o nível de entrada e a última linha definindo as melhores práticas totalmente desenvolvidas.

As grades de maturidade podem ser usadas para oferecer uma referência inicial de quão próxima uma organização deve ser "completamente evoluída" em termos dos critérios a serem examinados. Elas também podem ser usadas para facilitar as conversações e fornecer um caminho a ser seguido pela administração.

Os critérios que serão examinados são geralmente listados na coluna da esquerda da grade, que é uma matriz com linhas e colunas.

Talvez você tenha se deparado com o termo "pontuação de avaliação de maturidade" nos departamentos de vendas e marketing... Mas você não tem certeza do que é.

Vamos esclarecer as coisas!

Uma avaliação de maturidade é simplesmente um recurso para o usuário que ajuda a sugerir se uma determinada solução ou estratégia é adequada para eles, dependendo das respostas que eles fornecem.

É uma ferramenta de descoberta para a empresa que ajuda a qualificar melhor os prospectos com base em suas respostas na avaliação - para verificar se eles estão "prontos".

Outro exemplo: O Departamento de Defesa dos EUA financiou o desenvolvimento do Modelo de Maturidade de Capacidades. Ele resultou de uma investigação das práticas comerciais e do desempenho de um grande número de empresas privadas que fazem contratos com os militares de várias maneiras.

  • Nível 1 - Inicial
  • Nível 2 - Repetível
  • Nível 3 - Definido
  • Nível 4 - Gerenciado (Capaz)
  • Nível 5 - Otimização (Eficiente)

 

Consultoria Maturidade

O que é  A Grade de Maturidade de Compras de Consultoria?

A Grade de Maturidade de Compras Consultivas foi criada para ajudar as empresas a determinar onde elas estão agora, para onde devem ir no futuro, o valor de fazê-lo e como chegar lá.

A grade de maturidade toca em quatro áreas-chave que são essenciais para a Consultoria de Compras:

⇒ Estratégia, Governança e Organização:

A estratégia refere-se ao plano geral de como a organização alcançará seus objetivos. A governança é o conjunto de regras e estruturas formais que orientam a tomada de decisões dentro da organização. A organização descreve a forma como as equipes são estruturadas e gerenciadas dentro da empresa.

Cada uma dessas áreas é essencial para alcançar a excelência em consultoria. A grade de maturidade explora como as decisões são tomadas na compra de serviços de consultoria, quem está envolvido e como a consultoria apóia a estratégia.

Por exemplo, no mais alto nível de maturidade, você encontrará uma abordagem colaborativa de consulta de sourcing e avaliações sistemáticas de make-or-buy.

A fim de atingir o mais alto nível de maturidade em compras de consultoria, as organizações devem ter uma estratégia clara e bem executada, fortes estruturas de governança em vigor e uma força de trabalho bem organizada.

⇒ Processo de fornecimento:

O processo de sourcing descreve como os bens e serviços são adquiridos desde o escopo até a contratação. Esta dimensão explora não apenas a adequação do processo ao volume de projetos de consultoria tratados, mas também as diferentes etapas dentro do processo.

O escopo é o primeiro passo no processo de sourcing, e implica estabelecer o escopo do projeto e identificar as partes interessadas importantes.

A segunda etapa é o sourcing, que envolve a escolha da empresa de consultoria que melhor atenda às exigências do projeto.

A contratação é a terceira etapa, que envolve a negociação dos termos contratuais com a empresa de consultoria.

A transferência é a quarta e última etapa, que implica em entregar o projeto à empresa de consultoria e garantir que eles tenham todos os recursos necessários para executar o projeto de forma eficaz.

As partes interessadas internas podem ter dificuldade em articular seus objetivos, ou podem não estar claras sobre o processo. Como resultado, o processo de consultoria pode ser ineficiente e frustrante para ambas as partes. Ao ter um processo bem elaborado, os consultores podem melhorar a comunicação e garantir que todos estejam na mesma página.

Isto pode levar a projetos mais eficientes e clientes mais felizes. Além disso, um processo bem desenhado também pode ajudar a melhorar os níveis de satisfação entre as partes interessadas internas. Por exemplo, com um alto nível de maturidade, as empresas terão um processo de sourcing diferenciados pela natureza dos projetos que poderiam ser estratégicos ou não-estratégicos. A maioria dos fornecedores será selecionada por meio de licitação competitiva e suas referências serão verificadas sistematicamente.

⇒ Capacitadores:

Os capacitadores são essenciais para o sucesso em todos os setores, incluindo a consultoria. O enablers são aquelas pequenas coisas que devem estar no lugar para que uma organização avance na grade de maturidade de compras de consultoria. Sem esses estimuladores, uma organização não poderá tirar vantagem das oportunidades ou estará em desvantagem em relação a seus concorrentes.

Os viabilizadores podem ser manuais, diretrizes e sistemas desde taxonomia até soluções digitais, há uma gama de capacitadores que podem ajudar a tornar a consultoria mais eficiente e produtiva.

A taxonomia pode ajudar na organização e classificação dos dados, facilitando a localização e utilização dos mesmos. Soluções digitais podem auxiliar na automação das operações e no compartilhamento de dados. Ambos os facilitadores podem ajudar na eficiência e na eficácia da consultoria.

Mas eles devem trabalhar juntos em sinergia; se um capacitador não estiver alinhado com o resto do corpus ou não estiver funcionando bem, ele arrastará para baixo o desempenho da capacidade de aquisição de consultoria como um todo.

Além disso, esses capacitadores podem ajudar a melhorar a comunicação entre consultante e cliente. Os consultores podem melhorar seus serviços e resultados utilizando estes capacitadores.

⇒ Category Management:

O gerenciamento de categorias é uma abordagem estratégica baseada em processos que "focaliza a grande maioria dos gastos de uma organização em bens e serviços com fornecedores terceirizados". Na aplicação à gestão de compras e suprimentos (P&SM;), a gestão por categorias refere-se à organização dos recursos da equipe de compras para se concentrar no mercado de suprimentos da organização (em oposição aos clientes internos ou funções departamentais), a fim de alavancar totalmente as decisões de compras.

O processo de gerenciamento de categorias envolve a segmentação das principais áreas de gastos organizacionais em grupos discretos de produtos e serviços de acordo com sua função. O gerenciamento de categorias tem sido, em sua maioria, bem sucedido em grandes categorias de produtos. Os comerciantes menores geralmente não têm a estrutura e os recursos para implementá-la.

Para cada uma dessas áreas, a grade define quais políticas, metodologias ou ferramentas uma empresa utiliza em um determinado nível de maturidade de compras descritas.

Primeiramente, a P&SM poderia ser organizada por função; onde a negociação do contrato, o upstream sourcing, a gestão do contrato downstream (isto é, a gestão do relacionamento); até mesmo a expedição, o inventário e a atividade administrativa poderiam ser as funções especializadas dentro de uma operação da P&SM.

Em segundo lugar, os Gerentes da P&S poderiam analisar seu mercado de fornecimento usando uma visão geral do Posicionamento de Compras para identificar setores do mercado: alto/baixo risco; fornecedores de alto/baixo valor e alocar seus recursos de acordo.

Em terceiro lugar, o departamento de P&S poderia ser organizado de acordo com a estrutura da base interna de clientes dentro da organização. Isto poderia ser totalmente implementado onde os membros da equipe de P&S fossem descentralizados e dispersos pelos locais individuais da organização.

Alguns departamentos alocam os recursos de forma aleatória para que não exista especialização e para que nenhum profissional de P&S se torne obsoleto e superfocado em qualquer área. Assim, o pessoal sênior desses departamentos fará o trabalho importante, valioso, e o pessoal júnior, o menos importante.

Finalmente, temos uma estrutura de Gerenciamento de Categoria onde os membros da equipe são especializados de acordo com os mercados de abastecimento. Aqui cada membro da equipe da P&S se concentrará em um determinado mercado de abastecimento e se tornará o especialista nessa Categoria.

Os grupos de consultoria de compras mais avançados implementarão todas as melhores práticas de gerenciamento de categoria para a categoria de consultoria. Poderia ser gerenciamento de gastos da cauda, ou feedback bilateral de e para os fornecedores de consultoria.

 

Como é definida a pontuação de maturidade de uma empresa de consultoria em compras?

 

Vencimento das compras

 

A pontuação de maturidade da aquisição de uma empresa é definida por sua capacidade de executar com sucesso projetos complexos de consultoria e aquisição. A pontuação é baseada em uma grade de maturidade que leva em conta a experiência, tamanho, localização geográfica e setor industrial de uma empresa.

A grade é utilizada para avaliar a disponibilidade de uma empresa para empreender tipos específicos de projetos. Uma empresa com uma alta pontuação de maturidade em compras de consultoria provavelmente terá um histórico de sucesso na entrega de projetos similares e será capaz de lidar com a complexidade de um projeto.

Por outro lado, uma empresa com uma baixa pontuação de maturidade em compras de consultoria pode ser menos experiente e não ter os recursos ou capacidades para concluir um projeto com sucesso.

A pontuação de maturidade em compras de consultoria de uma empresa é um fator importante a ser considerado ao selecionar um fornecedor para um projeto de consultoria ou compras. A pontuação na grade de maturidade é calculada através de uma avaliação baseada em uma lista de perguntas que oferece para cada dimensão chave as diferentes opções.

Cada opção corresponde a um nível de maturidade de aquisição de consultoria. Por exemplo, uma opção no nível Operacional terá nota 1, a Standard terá nota 2, a Leading terá nota 3 e a Best-in-Class terá nota 4.

No final da pesquisa, uma empresa obterá a pontuação média em todas as opções e dimensões que será sua pontuação de maturidade em compras de consultoria.

 

Quais são os vários níveis de Maturidade de Compras Consultivas nas organizações?

 

Se falamos de níveis de Maturidade, estamos falando da organização e de que nível é essa organização em particular

1. Operacional:

Os serviços de consultoria não são cobertos por processos definidos em uma organização operacional. A maior parte do tempo, os gastos com consultoria são dispersos e obtidos por equipes operacionais. Como resultado, o negócio tem apenas uma visão limitada dos gastos com consultoria e não emprega um painel de controle ou uma ferramenta de monitoramento de gastos para consultoria.

Se de fato, o Grupo de Compras está envolvido no final do processo. As equipes têm um fraco entendimento da indústria de consultoria e estão freqüentemente focadas nos players locais.

Os fornecedores são escolhidos com base em contatos pessoais, e o fornecedor estabelece os termos e circunstâncias.

A Categoria Consultoria é mal administrada, e há muito espaço para economia e desenvolvimento.

2. Padrão:

Uma Organização Padrão começou a colocar em prática protocolos para lidar com o grande projeto de Consultoria. Um painel básico em uma planilha é usado para acompanhar regularmente os gastos gerais com consultoria.

Para iniciativas que excedem um nível específico, a gestão da demanda é feita. A aquisição está envolvida em aquisições significativas, e há um Líder de Aquisição de Consultoria designado. Apesar de seu pouco conhecimento do mercado de consultoria, as equipes são capazes de organizar licitações competitivas em 50% dos projetos e demandam referências durante todo o processo de RFP.

Eles implementaram um NDA abrangente durante toda a etapa de RFP e estabeleceram um formulário contratual de base para compras de consultoria. Para gerenciar o relacionamento, eles conduzem reuniões de balanço pós-projeto com o fornecedor.

A empresa reconhece a importância da gestão de sourcing de consultoria.

À medida que a capacidade de aquisição de consultoria melhora, a lacuna de valor estratégico começa a se fechar. As equipes adquirem uma consciência das características únicas do Mercado de Consultoria.

Modelo de Maturidade

3. Liderança:

A Organização Líder estabeleceu uma forte categoria de Gerenciamento de Serviços de Consultoria. As partes interessadas são montadas para projetos complicados a fim de garantir o alinhamento e a adesão. Uma equipe profissional de Consultoria de Compras apóia o sourcing e a negociação com conhecimento fundamental do mercado. A maioria das compras envolve aquisições.

A maioria dos fornecedores é escolhida através de licitações competitivas, o que inclui uma apresentação metódica das licitações mais atraentes, bem como verificações de referência. Para os fornecedores primários, a equipe de Consulting Procurement emprega contratos-quadro.

A empresa implementou processos de sourcing específicos do projeto, bem como o gerenciamento sistemático da demanda. Para as principais Capacidades, é oferecida uma Lista de Fornecedores Preferenciais.

A equipe de Procurement criou um Sistema de Gerenciamento de Desempenho que inclui check-ins intermediários do projeto para assegurar alinhamento, gerenciamento de mudanças contratuais e avaliações avançadas de desempenho pós-designação (perícia, postura, ROI, etc.).

A empresa implementou procedimentos automatizados para aprovação e avaliação de desempenho, assim como um painel de controle automatizado e rastreamento de custos.

A empresa está a um passo de ter uma capacidade de fornecimento de consultoria totalmente desenvolvida. A estrutura estratégica para alcançar isto foi concluída, e a empresa está pronta para passar para o próximo passo.

4. Os melhores da categoria:

Uma Capacidade de Compras de Consultoria completamente madura foi construída por uma Organização de Melhor Nível. A Consulting Spend and Consulting Sourcing Strategy está de acordo com os objetivos estratégicos da organização. A categoria Consulting Procurement reconhece a aquisição como um parceiro comercial completo.

Para garantir o alinhamento com o plano e manter os gastos sob controle, as equipes realizam avaliações sistemáticas ou compram avaliações e contratação de pessoal. O fornecimento de consultoria é feito de forma colaborativa.

As equipes agora têm um amplo domínio do mercado, incluindo alternativas, taxas de referência e novos competidores. Elas estão utilizando uma estrutura de taxas complexa (com incentivos e flexibilidade) e contratos-quadro.

Eles gerenciam o desempenho de seus fornecedores com parceiros de longo prazo através de rigorosas avaliações de desempenho e estratégias de melhoria contínua.

Para promover a objetividade e explorar o benchmarking, eles utilizam uma medida de desempenho e verificação de referência de terceiros.

Com seus parceiros de longo prazo, eles têm implementado programas de melhoria contínua.

Eles são responsáveis por Gastos de Cauda e gerenciam uma lista dinâmica de Fornecedores Preferenciais que antecipa as demandas futuras da organização.

Eles implementaram Soluções Específicas por Categoria e criaram padrões de sourcing com base na natureza dos modelos de inovação dos projetos. Os micro-projetos são tratados através da Rede de Especialistas e Mercados de Consultoria.

A capacidade de fornecimento de consultoria atingiu o ápice da maturidade em compras de consultoria. Os benefícios mais importantes do gerenciamento da Categoria de Consultoria são agora visíveis para a empresa. O retorno do investimento do projeto e a satisfação interna melhoraram. A equipe de compras é agora vista como um parceiro-chave para a categoria, e os custos de consultoria estão sob controle.

 

Como utilizar a grade de maturidade de compras de consultoria? 

 

 "O caminho para desenvolver uma Capacidade de Sourcing madura começa com a mobilização da empresa, como acontece com todo esforço de transformação".

O melhor nível de maturidade em compras de consultoria da categoria deve ser o objetivo final para as grandes empresas em seu caminho de transformação.

Sourcing Estratégico, Gerenciamento de Demanda e Gerenciamento de Categoria são termos que eles já conhecem. Eles gastam centenas de milhões de dólares em projetos de consultoria a cada ano e poderiam economizar muito dinheiro e melhorar a qualidade utilizando os melhores processos de aquisição de consultoria da categoria.

As empresas de médio porte com orçamentos anuais de consultoria de $5 milhões a $30 milhões devem visar um Nível de Maturidade entre o Líder e o Best-in-Class, ou contar com serviços de terceiros para percorrer a milha adicional.

O nível de maturidade de consultoria líder é um bom ponto de partida para negócios menores com receita anual de menos de $5 milhões. A Categoria de Consultoria pode ser incluída como parte de um esforço maior no Escopo de Compras completo se a organização ainda não tiver implementado o Gerenciamento de Categoria.

A Maturidade de Compras de Consultoria deve ser vista no contexto da Maturidade mais ampla da Organização de Compras, que leva em conta pessoas e processos em particular.

A Categoria Consultoria é um subconjunto de compras indiretas, e todas as melhorias na Capacidade de Compras como um todo só podem beneficiar a Categoria Consultoria.

A consultoria é freqüentemente uma das mais importantes categorias de aquisição indireta, mas suas características únicas, que estão ligadas à diversidade e complexidade do mercado de consultoria, bem como a intangibilidade dos serviços oferecidos, a tornaram também a mais sub-gerenciada.

Construir uma Aquisição de Consultoria madura pode não só ajudar sua Organização de Aquisição, otimizando os gastos e trazendo economias significativas de OPEX, mas também pode ajudar os líderes empresariais criar mais valor através de consultoriaque impulsionará sua posição na mesa de nível C.

O que vem a seguir para você?

Consultoria Maturidade

O objetivo da grade é definir onde você está e estabelecer seu objetivo. Mas o que está sobre você é construir o caminho para sua transformação.

A consultoria pode agregar muito valor à sua empresa, mas a utilização e aquisição de serviços de consultoria requer maturidade. Para que a consultoria seja eficaz, cinco variáveis organizacionais devem estar em sincronia, de acordo com nossa opinião.

1. Convença sua gerência de que a Consultoria é um acelerador chave

Os consultores são frequentemente desprezados pelos executivos. Na maioria das vezes, é porque eles não reconhecem o valor que os consultores fornecem à sua empresa. Ao trabalhar com consultores, você deve ajudar sua gerência a compreender o que eles recebem da consultoria e como aplicá-la em benefício de sua empresa. Vamos nos concentrar nas razões mais comuns.

Eles nem sempre entendem o que é Consultoria:

Isto não é uma brincadeira. Alguns CEOs nunca lidaram com consultores antes. Algumas empresas não utilizam consultores com regularidade. Algumas partes do mundo estão menos acostumadas a consultoria. Alguns departamentos dentro de uma empresa estão menos acostumados a colaborar com consultores.

Eles não entendem como a consultoria cria valor:

Eles podem acreditar que têm os recursos necessários internamente para realizar a tarefa, ou que os consultores estão simplesmente repetindo o que lhes disseram e carecem de experiência. Apenas 35% dos CEOs acreditam que as empresas de consultoria com as quais trabalharam contribuíram com mais valor do que receberam em honorários, de acordo com a Source Global Research. A criação de valor superior nem sempre implica em consultoria de alta qualidade.

Trabalhar com consultores os faz sentir como se estivessem admitindo que não podem fazer bem o seu trabalho.

Isto é verdade em certas circunstâncias. Você contrata consultores porque lhe faltam as habilidades e conhecimentos internos necessários, ou seu projeto está se movendo muito lentamente. Isto, entretanto, é necessariamente um sinal de que você não está fazendo seu trabalho corretamente?

Você pode enfrentar um significativo recuo interno dependendo de como a alta gerência apresenta a Equipe de Consultoria (e como ela se envolverá com as partes interessadas internas).

No entanto, não assumir tais atividades pode ser uma preocupação.

2. Definir os processos corretos

Consultoria Maturidade

Você deve definir os processos apropriados quando suas equipes estiverem prontas para aceitar consultoria. Ao lidar com consultores, há vários procedimentos a serem considerados: tomada de decisão, fornecimento e gerenciamento de projetos.

A criação de um sistema de avaliação de desempenho e a implementação de Gerenciamento de Categoria para a Categoria Consultoria são as melhores maneiras de analisar o desempenho tanto de seu negócio como de seus fornecedores.

Certifique-se de que seu processo de tomada de decisão esteja bem definido:

A capacidade de criar valor através de consultoria depende muito do processo de tomada de decisão. Quando isso faz mais sentido para você, você quer gastar seu dinheiro. Seu método deve fornecer o valor correto ao mesmo tempo em que minimiza o trabalho e a irritação.

A chave é afinar os procedimentos de tomada de decisão em relação ao valor estratégico e ao custo das iniciativas. Isso envolve, por exemplo, determinar o limiar apropriado abaixo do qual os projetos passam por um procedimento simplificado e mais rápido (menos participantes, menor validação, pouca ou nenhuma concorrência obrigatória).

Polonize seu processo de fornecimento:

Seu método de fornecimento de consultoria deve ser consistente com seus procedimentos de fornecimento. Tenha em mente as características únicas da categoria Consultoria, o que requer uma forte comunicação entre a Procurement e as linhas de negócios.

Estabelecer um procedimento de gerenciamento de projetos:

Você está em um cenário único quando terceiriza projetos para consultores externos: você tem dois gerentes de projeto, um interno e um externo. Os elementos básicos, no entanto, permanecem os mesmos. Você deve estabelecer a governança, estabelecer KPIs, criar uma linha do tempo e realizar avaliações freqüentes. É claro, você pode solicitar um modelo de governança à equipe de consultoria.

Você provavelmente tem um líder de projeto e um patrocinador de projeto sobre esta nota. Separar os órgãos dirigentes para implementação e direção poderia ser uma boa abordagem.

Avaliação do desempenho:

Para manter a qualidade de seu painel, você deve avaliar o desempenho de seus fornecedores de consultoria. Você deve implementar um sistema simples, de fácil utilização, metódico e, de preferência, ligado ao seu sistema de gestão de fornecedores.

Compartilhar as descobertas com várias partes interessadas para obter seu apoio ao sistema e usar as informações para desenvolver estratégias de melhoria e gerenciar as relações com os fornecedores.

Medida de maturação

3. Construir a organização certa

Agora você tem os blocos de construção essenciais para criar valor, mas o componente mais crucial do sistema ainda está faltando: as pessoas. Não há uma organização de solução única que lhe proporcione todos os benefícios; ao contrário, há muitas escolhas a serem consideradas e equilibradas para descobrir o melhor compromisso para sua situação única.

(faça-você-mesmo.) Faça você mesmo:

Este é o método mais simples de implementar para organizações de pequeno e médio porte (mas não necessariamente para obter os melhores resultados). Para empresas com um orçamento apertado, nós o sugerimos. Os executivos conduzirão as compras do início ao fim sem a assistência da função de compras.

A equipe administrativa sênior pode supervisionar e decidir sobre alguns projetos-chave, enquanto as iniciativas abaixo de um determinado limite estarão nas mãos do patrocinador do projeto. Se você quiser evitar surpresas, suas regras devem ser extremamente explícitas e bem redigidas.

Com a assistência de um ponto de ênfase especializado em Consultoria de Compras (tempo parcial ou integral):

Se o gerenciamento de Projetos de Consultoria for um objetivo estratégico e o número de projetos for significativo, você pode considerar a contratação de um funcionário em tempo parcial ou em tempo integral para auxiliar nos Projetos de Consultoria.

Esta opção lhe dá maior controle sobre como os projetos são avaliados e gerenciados. Além disso, o ponto focal dedicado será capaz de aprimorar suas habilidades de consultoria e fornecer conselhos mais avançados a seus funcionários.

Esta estratégia requer processos extremamente bem definidos e grande comunicação entre os executivos de compras e negócios. Tenha em mente que existe uma linha estreita entre dar muito controle às Compras e dar demasiada influência aos executivos de negócios.

Sua aquisição pode ser limitada se os projetos forem muito complicados ou pouco comuns. Considere a possibilidade de reunir equipes multifuncionais para rever o RFP e proposta.

Reunindo o melhor dos dois mundos:

Maturidade de Aquisições de Consultoria

Para empresas com um alto orçamento de consultoria, a solução ideal é construir uma equipe de consultoria e incorporar algum tipo de controle no processo de seleção de projetos críticos.

A combinação de consultores anteriores com especialistas em compras pode fornecer a você bases excepcionalmente sólidas para construir e ajudá-lo a evitar alguns erros típicos.

Uma equipe de consultoria especializada também pode começar a medir o desempenho, negociar contratos-quadro, obter descontos por volume, desenvolver estratégias de melhoria e identificar sinergias. Ao mesmo tempo, a tomada de decisões será centralizada, permitindo que você concentre seus esforços e recursos nas tarefas mais importantes.

Algumas equipes dedicadas à Consultoria de Compras seguem à risca as melhores práticas tradicionais de compras. Não nos interprete mal: nós achamos isso ótimo. Você receberá os resultados que merece se os melhores métodos forem aplicados aos conceitos incorretos.

Fazer uso de especialistas externos:

Outra opção para organizações que querem agregar valor através de consultoria, mas não querem desenvolver estruturas particulares, é contratar empresas de consultoria externas para ajudá-las. Usando organizações especializadas com experiência distinta dedicadas à Consultoria de Compras da mesma forma que algumas empresas estão terceirizando sua Função de Eficácia Organizacional para consultores externos.

Estas empresas podem ajudar em tudo, desde o sourcing a projetos específicos até a criação de todo um sistema de gerenciamento de desempenho. Elas podem trabalhar com as atuais equipes de compras para ajudar com sourcing e escopo enquanto as equipes de compras gerenciam o relacionamento e as negociações, dependendo do cenário.

4. Alugue as pessoas certas

Se você tiver concordado com uma idéia organizacional, precisará contratar as pessoas certas e descobrir os incentivos corretos para garantir que a prioridade estratégica de geração de valor seja cumprida. A Consultoria de Sourcing é uma tarefa difícil. Suas equipes devem ter uma mistura de habilidades em sourcing, consultoria, gerenciamento de projetos e negócios.

Localizar pessoal importante:

Gerenciar consultoria não é uma tarefa simples. Os executivos devem estar bem versados em processos de aquisição e consultoria.

 - Habilidades de aquisição

O indivíduo encarregado da Consultoria de Compras tem claramente alguma experiência em compras. Ele ou ela deve ter um profundo conhecimento de sourcing estratégico, negociação e gerenciamento de categoria. Além disso, ele ou ela deve ser proficiente em habilidades típicas de compra, tais como escopo, sourcing, negociação e relações com fornecedores.

 - Conhecimento empresarial

Para auxiliar vários segmentos da empresa na definição do escopo de suas necessidades e na determinação da prioridade de seus projetos, ele/ela deve primeiro compreender a dinâmica empresarial e os limites de cada função.

 - Especialização em consultoria

Além da experiência de mercado, o executivo de compras deve entender os benefícios e limites da consultoria como uma ferramenta. Em que situações os executivos podem se beneficiar da consultoria? E o que você não obterá com a consultoria?

Além disso, se a cultura empresarial permitir, os Executivos de Compras estão bem posicionados para confrontar o patrocinador e o líder do projeto sobre o escopo e o faseamento dos projetos.

 - Capacidades de gerenciamento de projetos

Finalmente, os projetos de consultoria devem ser gerenciados e controlados da mesma forma que os outros projetos. Clientes internos de executivos de compras são auxiliados na implementação das melhores práticas de gerenciamento de projetos para projetos de consultoria.

Fazer com que as partes interessadas adequadas sejam incluídas desde o início, estabelecer a governança do projeto e liderar as revisões intermediárias para garantir que os projetos ampliados permaneçam no caminho certo.

Criar um sistema de recompensa apropriado:

Nunca subestime o valor das recompensas ao explicar o comportamento dos funcionários. Mesmo que a razão de concentrar seu trabalho em 20% de sua renda possa ser questionada, ela é freqüentemente a motivação motriz para muitos CEOs.

Você precisa dos incentivos corretos para atrair e reter as melhores pessoas certas. Muitas empresas pagam seus executivos de compras com base na quantia de dinheiro economizada. Isto encoraja os compradores a irem pelo preço mais baixo em vez da melhor oferta ou a participarem de conversações apenas no final do processo de sourcing.

5. Enfatizar a colaboração

A colaboração entre suas equipes é fundamental para o sucesso de qualquer projeto de Consultoria do início ao fim. Uma cultura que incentiva o gerenciamento de projetos e o trabalho em equipe ajudará o sucesso de seus projetos de Consultoria.

Consultar Grade de Maturidade de Compras

Incentivar a colaboração entre departamentos:

Serviços intangíveis, como consultoria, são difíceis de gerenciar, uma vez que a experiência necessária para conduzir o processo de aquisição desde a estratégia até o sourcing e gerenciamento de fornecedores está espalhada entre várias pessoas.

A equipe de estratégia e/ou transformação será necessária para lembrar a todos as metas estratégicas e o roteiro de transformação, alinhar as diversas equipes e ajudar a identificar o valor estratégico de um projeto.

As finanças também devem estar envolvidas na apresentação de seu ponto de vista sobre o orçamento, monitorando os gastos com consultoria, criando limiares, rastreando benefícios e garantindo uma categorização contábil apropriada.

É claro que a aquisição deve participar do jogo trazendo suas melhores práticas de aquisição e gerenciamento de categoria, analisando o mercado, compilando uma lista de possíveis fornecedores e fazendo verificações de histórico.

Ao adquirir grandes projetos, as funções devem ser envolvidas e contribuir com experiência única e conhecimento de mercado.

Finalmente, as Linhas de Negócios serão responsáveis por converter a Estratégia em projetos, definir o escopo, gerenciar projetos e fornecer feedback.

Estabelecer uma cultura de projeto:

Finalmente, é necessária uma cultura de projeto. Os projetos terceirizados para consultores devem ser gerenciados da mesma forma que qualquer outro projeto interno, mas você também deve garantir que os resultados do projeto se integrem perfeitamente à sua empresa e cultura atuais.

Se você não tiver padrões similares para projetos internos, você não será capaz de estabelecer um processo rígido de gerenciamento de projetos para projetos terceirizados, definir expectativas, estabelecer marcos, KPIs, revisões intermediárias de projetos e medições de desempenho.

Não vai funcionar. Suas equipes hesitarão em usar seus métodos e ou encontrarão soluções ou evitarão lidar com consultores. Em ambas as circunstâncias, você não receberá todas as vantagens de trabalhar com consultores.

Em conclusão,

A preparação de sua organização para criar mais valor através de consultoria é uma jornada emocionante. A configuração correta dependerá da ambição que você tem para esta transformação.

Com certeza tocará em vários aspectos a partir de sua Estratégia e prioridades para usar a consultoria nos processos de tomada de decisão, enquanto também abordará os aspectos culturais chave para torná-la um sucesso.

Se você utiliza quantidades significativas de serviços de consultoria, você provavelmente criará uma equipe dedicada. Além de ser de grande ajuda para todos os seus projetos de sourcing, uma equipe dedicada será a pedra angular para implementar um sistema eficiente de gerenciamento de categoria e gerenciamento de desempenho para sua categoria de consultoria.

A pontuação de maturidade em compras de consultoria de uma empresa é definida por sua capacidade de execução em dimensões-chave, avaliada através de uma lista de perguntas.

Esta pontuação pode ajudar as empresas a acompanhar seu progresso e identificar áreas para melhoria. Se você está procurando melhorar a pontuação de maturidade em compras de consultoria de sua empresa, a jornada começa com a compreensão de onde você está agora.

Você já tentou usar a grade de maturidade de compras de consultoria? Qual foi sua experiência? Informe-nos nos comentários abaixo.

Helene Laffitte

Hélène Laffitte é CEO da Consulting Quest, uma plataforma global de consultoria focada em performance. Com uma combinação de experiência em Procurement e Consultoria, Hélène é apaixonada por ajudar empresas a criar mais valor por meio de Consultoria. Para saber mais, visite o blog ou entre em contato diretamente com ela.

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